【効率化】連絡手段は電話 or メール(文字)。社内のルールを相手に押し付けない。

メールではなく電話でないと困る？

当初、参加費無料の大阪の懇親会に参加する予定でしたが、顧問先さまの定期訪問と予定が重なったためキャンセルすることに・・・。

その懇親会の窓口担当者とは知りはじめの頃は電話でやりとりしていましたが、ある時期にメールアドレスを教えて頂き、その後はメールでやりとりするようになっていました。

懇親会の1週間前にメールでキャンセルの旨の連絡をして、その後は返信がなかったのですが、懇親会の前日にその窓口担当者から

「丹尾さんは懇親会に参加する予定ですよね？」

と電話はかかってきたので

「いえ、今回は欠席させて頂きます。確か1週間前にメールさせて頂いたのですが」

と回答すると、

「今回は欠席すること承知しました。でも、懇親会の出欠はメールではなく電話で頂けないと困ります」と返信が（笑）…

「何のためのメール？」と内心思いながら電話を終えました。

「この用件は電話で連絡、この用件はメールで連絡、というふうにその会社の社内のルールで決まっているかもしれませんが、そのルールを押し付けられても困るな」というのが私の正直な感想です。

私のお客さまの多くは電話ではなくメール、Line、SMS

税務顧問や資産税業務等のスポット案件などの多くのお客さまを見渡しても、ほとんどのお客さまとはメール、Line、SMS（ショートメッセージ）、いわゆる文字でやりとりしています。

文字でのやりとりのメリットとして

・情報を正確に伝達することができる

・情報を残すことができる

・お互い自分の好きなタイミング確認や返信をすることができる

というのがあります。

また、電話のデメリットが大きいからメール等を使用するという考えもあり、

電話の最大のデメリットは

思いがけないタイミングで相手の時間を奪う

ことかなと思います。

例えば、私のお客さまには製造業のお客さまがおられますが、お客さまが作業中のときに電話をしてしまうと私の電話を対応するために一旦機械を停止し作業を中断させてしまう可能性も生じます。

私が電話したことでお客さまの生産性を低下させてしまう要因となってしまうということもあります。

メールだと休憩中などお客さまの好きなタイミングで確認して頂けるため電話のようなデメリットは生じにくいかなと思います。

お客さまに社内のルールを押し付けないことも大切

公的な機関、又は、公的に近しい機関との連絡を除けば、連絡手段は電話ではなく、メール、Line、SMS(ショートメッセージ)などの文字が主流かなと思います。

また、今回の懇親会の出欠の件で、私が一番ネガティブな気持ちになったのは、相手の会社のルールの事情を説明されたときで「勝手に自分達のルール（都合）を押し付けないで」という感情を抱いてしまったときです。

お客さまも同じで、お客さまに自分のルールを一方的に押し付けてしまうと、お客さまも今回の私のようなネガティブな気持ちになると思います。

また、連絡手段においては、今のところ電話でなく文字のほうが良い選択かなとは思いますが、これも私の考えに過ぎません。

お客さまとしっかりコミュニケーションをとりお客さまの仕事を理解したうえで、お客さまと自分の双方が良い結果となる選択をしたいなと思います。

■プロフィール

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■編集後記

早朝に相続税業務。

雨の中を2時間スロージョグ。

その後は家の中でゆっくりしました。

1984年10月30日生まれ。滋賀県大津市生まれ。京都府長岡京市在住。ひとり税理士。相続や会社・フリーランスのための経理やお金を残すサポートが得意。前職は営業マン⇒製造（フォークリフトマン＆夜勤塗装)⇒フリーター⇒税理士補助といろんな職種を経験。ビッグ4(現：デロイトトーマツ税理士法人)にも在籍。いい意味で税理士っぽくない税理士。趣味はランニング、バイク、フルート、風景写真。詳細はこちら

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