申告書控えはPDF保管をおすすめする理由
申告書を税務署に申告したあと、申告書控えの製本をお客さまに納品するのですが、以前は8割以上は現物(紙の製本)で納品していたのですが、最近ではPDFで納品することが多くなりました。
割合的には、現物（紙の製本）での納品が3割、PDFの納品が7割ぐらいです。
PDFの製本というのは、なんだか味気ないと感じるお客さまもおられるとは思いますが、PDFの製本はお客さまにとってもメリットが多いかと。
私自身も私が営む事業の申告書控えを開業してから現在に至るまでPDFでクラウド上に保管しているのですがめっちゃ「探しやすい！」
申告書控は金融機関の借入や助成金・補助金の申請など様々な場面で必要となる機会が多いのですが、パソコン内やクラウドにデータとしてを保管しておくと、Windowsの場合ですがホームのフォルダを開いてPDFのファイル名（例：「丹尾淳史の2025年○月期申告書」）を入れて検索をかければとすぐに見つけることができます。
ポイントはPDFのファイル名の付け方！
他のPDFデータとファイル名がかぶらないことが大切です。
いっぽうで気をつけるべきことは、パソコンのローカルに保管しておくと、パソコンが故障したときに見れないリスクもあります。
これはDropBoxの活用等によりクラウドに保管しておけば、万が一使用しているパソコンが故障しても、別のパソコンからクラウドにアクセスすることができます。
あと、個人的に申告書をPDF保管して良かったことは、「保管スペースをとらない！」
紙の製本だと1年分だとしても保管するのにそれなりのスペースが必要となります。
税務上は7年間の保管義務があるので、7年分の紙の製本だと棚1列以上は必要になってくるのではないかと思います。
僕はモノで部屋が狭くなるよりも、モノが溢れていないスペースに余白のある空間のほうが好きです。
あと、紙での製本は、材質が紙なのでほこりの発生原因となります。
紙はあなどりがたし。
紙が多いとほこりが発生しやすく、鼻炎の私にはたまらなくきつい（笑）
ペーパーレスはアレルギー対策にもなります。
その他、紙での製本だと
・汚れる
・破れる
・インクがかすれて見えづらくなる。
・バインダーから資料を抜き取ったり、綴じたりするのが面倒。
・災害時に滅失することがある
など意外とリスクも多いです。
前述でも述べたとおり、PDFの製本というのは味気ないものですが、
決算書・申告書で最も大事なことは、形（媒体）では内容やそれがつくりあげられるまでの過程です。
更に深堀りすると、その数字が出来上がるまでのお客さまの行動や意思決定であったり、税理士としては、数字をもとにどれだけ有益な情報を提供し、お客さまの意思決定に貢献できたかです。
形ではなく中身に、本質をみていきましょう。
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-編集後記-
今日は1日確定申告。
京都市の北山にあれ歴彩館に調べものをしたり、国立国会図書館のデータベースで情報検索をしていました。
夜30分程ランニング。
最近はメタクエスト3で仮想空間でボクシングをして上半身を鍛えています。
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にお あつし
こんにちは！
マラソン・バイク・フルートをこよなく愛する
京都府長岡京市在住の税理士の丹尾 淳史(にお あつし)です。
今回は、申告書控えの納品の媒体について、PDFでの納品をおすすめする理由です。